Tablet lub laptop dla radnych zamiast stosu papierów

Zamiast drukować wszystkie projekty uchwał razem załącznikami i inne dokumenty, które radni każdego miesiąca otrzymują tradycyjną przesyłką przed sesją, może lepiej po prostu wysłać je pocztą elektroniczną? To byłaby oszczędność nie tylko papieru, ale też urzędniczej pracy. Przynajmniej w magistracie na taką cyfrową rewolucję jeszcze za wcześnie.

Dziś niemal każdy ma kieszeni telefon z możliwościami, które jeszcze kilka lat temu były zarezerwowane komputerów zajmujących niekiedy pół biurka. Otworzyć i przeczytać dokument tekstowy to więc żaden problem. Gorzej, jeśli do przeczytania jest bardzo dużo i jeszcze trzeba coś zaznaczyć albo zrobić notatkę. Wtedy przydałoby się coś z większym ekranem i najlepiej też klawiaturą. Zakup tableta lub laptopa dla każdego z radnych i rezygnację z papierowych dokumentów zaproponował niedawno radny miejski Przemysław Pawlik. Na jednej z ostatnich sesji złożył w tej sprawie interpelację z prośbą o przygotowanie analizy kosztów związanych wytwarzaniem kopii dokumentów dla radnych.

Ryza za ryzą                                  

- Policzyłem sobie, ile ja dostaję papierów przed każdą sesją, a nie pracuję w komisjach, gdzie dokumentów jest najwięcej. W ciągu roku wychodzi około dziesięciu ryz papieru. Plus tusz, którym ten papier trzeba zadrukować i czas urzędników. Do tego dochodzą sytuacje, gdy z porządku obrad zdejmowane są niektóre punktu, a papiery ich dotyczące zostają i stają się całkowicie bezużyteczne. A wystarczyłoby przecież wysłać to wszystko do radnych drogą elektroniczną, co każdemu ułatwiłoby pracę – uważa radny Przemysław Pawlik.

Pawlik w swojej interpelacji poprosił również, aby urząd przygotował zestawienie kosztów, które należałoby ponieść, jeśli zapadłaby decyzja o przejściu na elektroniczny obieg dokumentów – radnych trzeba by wówczas wyposażyć w tablety albo przenośne komputery. Zdaniem radnego te wydatki zwróciłyby się jednak na oszczędnościach wynikających z wycofania dokumentów papierowych. Takie zmiany musiałyby pociągnąć za sobą zmiany w statucie miasta.

Sam Pawlik poprosił biuro rady miasta, aby więcej nie przesyłać mu papierowych wersji dokumentów, a wyłącznie ich wersje elektroniczne. Do ich odczytu zamierza wykorzystywać prywatny sprzęt. To jednak nie będzie możliwe bez wprowadzenia zmian w statucie, który obecnie określa, że radny powinien otrzymać komplet dokumentów w formie tradycyjnej przynajmniej na siedem dni przed terminem sesji.

Jaki tablet dla radnego?

W odpowiedzi na interpelację radnego urząd precyzyjnie wyliczył, jakie ilości materiałów są zużywane, aby dostarczyć radnym całą dokumentację. Średniomiesięcznie jest to około 7 tysięcy stron, których wytworzenie kosztuje około 224 zł, co rocznie daje kwotę prawie 2,7 tysiąca zł. Tymczasem, zgodnie z szacunkami biura informatyki urzędu miasta, uśredniony koszt zakupu komputerów wraz oprogramowaniem dla radnych wyniósłby 56 tys. zł, a tabletów nawet 37 tys. zł.

- Sprzęt elektroniczny jest dziś stosunkowo tani i przeważnie zawiera już oprogramowanie potrzebne do odczytu standardowych formatów dokumentów. Nie muszą to być przecież urządzenia z górnej półki, a najwyraźniej takie wzięto pod uwagę podczas symulacji kosztów – ocenia radny Przemysław Pawlik.

Wygląda więc na to, że, przynajmniej w urzędzie miasta Kędzierzyna-Koźla, wyłącznie elektroniczny obieg dokumentów to na razie pieśń przyszłości. Statut gminy musiałaby zmienić sama rada miasta, na co się nie zapowiada – niektórzy radni nie ukrywają swojego przywiązania do papierowych dokumentów i nie zamierzają z nich rezygnować, traktując pliki cyfrowe jedynie jako przydatną funkcjonalność.

W starostwie kalkulują

Krok w nowoczesność chce za to zrobić kędzierzyńsko-kozielskie starostwo powiatowe. Starosta Małgorzata Tudaj zdradziła niedawno, że urząd rozważa zakup tabletów dla radnych i ograniczenie ilości dokumentów papierowych, co ma być częścią działań oszczędnościowych. Tu wyliczono, że to może się opłacać.