Księgowość online. Czy rzeczywiście warto?

Księgowość online jest przedstawiana jako alternatywa dla tej tradycyjnej. Czy tak jest na pewno? A może są sytuacje, w których możliwość prowadzenia księgowości online to wciąż za mało? Na co powinni zwrócić uwagę przedsiębiorcy, którzy chcą się zdecydować na samodzielne prowadzenie księgowości online?

Błyskawiczne wystawianie faktur – jest sprawniej

Poważnym atutem, jaki daje księgowość internetowa, jest fakt, że nawet najprostszy program księgowy daje możliwość szybkiego wystawiania faktur. To ważne z co najmniej dwóch powodów: wykorzystując działający online system, można obsłużyć dokumenty od razu po dostarczeniu zamówienia, a po drugie – usługi biura rachunkowego są rozliczane najczęściej od liczby dokumentów, więc im więcej można zaksięgować samodzielnie, tym taniej.

Poszukujesz usług z zakresu Księgowości Online? Sprawdź ofertę JB Solutions

Wygodna prezentacja i niezbędna biurokracja

Prowadząc księgowość online, automatycznie generuje się dokumenty dla urzędu skarbowego. To ważne, ponieważ spóźnienia w tym zakresie mogą wygenerować spore problemy. Z drugiej strony, dobre biuro rachunkowe online udostępnia też dokumentację w formie znacznie bardziej przejrzystej, dzięki czemu można samodzielnie podejrzeć dokumenty, deklaracje podatkowe, przypominać klientom o terminach płatności czy analizować przepływy pieniężne. Oczywiście program wygeneruje też podatkową księgę przychodów i rozchodów, więc przynajmniej w podstawowym zakresie zaspokoi oczekiwania urzędowe na dokumenty Twojej firmy.

Integracje kluczem do sukcesu

Niektóre programy oferujące księgowość online, dają możliwość skorzystania z integracji czy to z systemami płatności (klient może szybciej opłacić fakturę, a ta się oznaczy jako opłacona) albo w prosty sposób importują dane ze sklepu online, albo pozwalają jednym kliknięciem połączyć kilka sprzedaży na jednej fakturze. Jeśli można tam podpiąć system magazynowy albo przygotować eksport przelewów, to odpada cała masa czynności, które odciągały uwagę od prowadzenia firmy i zajmowały mnóstwo czasu.

Dokumentacja trwalsza niż wytyczne

Choć Ministerstwo Finansów w niektórych przypadkach nadal twierdzi, że "trwała forma" oznacza segregator z dokumentami, to w praktyce wszyscy wiemy, że księgi przychodów, zeszytej ewidencji zakupów czy ewidencję środków trwałych zdecydowanie łatwiej jest prowadzić i przeglądać online. I jest to forma całkowicie bezpieczna, bo poza systemem można je przecież eksportować i trzymać choćby i w dziesięciu kopiach w różnych miejscach – tego się nie da zgubić ani przypadkowo zniszczyć.

Po prostu na bieżąco

Nie ma lepszego momentu, żeby o tym napisać, niż niedługo po wprowadzeniu ekstremalnie skomplikowanego systemu podatkowego, który wymaga łatania ad-hoc: prowadzić księgowość online warto także dlatego, że aktualizacje systemu są wprowadzane na bieżąco. Mówiąc brutalnie: nie ma znaczenia, jak duży bałagan wprowadzi kolejna ustawa czy rozporządzenie. Księgowi pracujący z biurem rachunkowym będą w pocie czoła rozpracowywać nowe regulacje, programiści wprowadzą zmiany, a Ty po prostu usiądziesz, wprowadzisz dane, a księga przychodów i rozchodów oraz wszystkie inne dokumenty zawsze będą rozliczone zgodnie z tym, czego w danej chwili życzy sobie MF.

Czy to ideał? Tak i nie

Księgowość internetowa to naprawdę potężne ułatwienie dla każdego, kto chce skupić się na działalności faktycznie generującej dochód, a nie nad roztrząsaniem, gdzie co wpisać w ewidencji. Dzięki dobremu programowi online, wystawianie faktur, skuteczna windykacja należności, terminowe wysyłanie dokumentów do US i cała masa innych czynności stają się kwestią kliknięcia albo kilku. Trzeba jednak otwarcie przyznać, że kiedy trzeba samodzielnie podjąć jakąś decyzję, to program może nie być w stanie pomóc. Wtedy potrzebne są konsultacje z księgowym, który będzie w stanie wziąć pod uwagę różne możliwości i regulacje. Jedna odpowiedź od eksperta może ustawić firmę na kilka miesięcy i później już spokojnie wszystko znów księguje się online.

Tylko że musi to być odpowiedź całkowicie poprawna i najlepiej, żeby została udzielona szybko. Jeśli tego oczekujesz od swoich księgowych, poprowadź firmę z JB Solutions, księgowymi, którzy są w stanie zrozumieć nawet Nowy Ład. Lepszej rekomendacji chyba nie da się przedstawić, prawda?

Materiał promocyjny